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3 Choses que vous ne devriez plus gérer sur Excel (2022)

Louis Leblanc
28/3/2022
La digitalisation des PME

Ça vous rappelle quelque chose ?

Nous avons sélectionné pour vous des solutions, gratuites ou payantes, qui vont vous simplifier la vie et vous permettre de gagner en efficacité et productivité dans 3 secteurs clés de votre entreprise, le tout sans vous ruiner.

Cette sélection cousue-main est issue de notre propre expérience ainsi que des retours d’entrepreneurs qui nous entourent.

100% testé en conditions réelles, 0% sponsorisé.

Découvrez 3 choses que vous ne devriez plus faire avec Excel !

Les notes de frais sur Excel.

Qui n’a jamais perdu le reçu d’une course en taxi ou oublié de reporter ses dépenses dans le Excel de la compta avant la date de clôture ? Rageant non ?

Et ne parlons même pas du temps perdu à chercher des modèles de note de frais kilométrique excel

En effet, de très nombreuses entreprises gèrent encore leurs notes de frais de manière assez archaïque, avec un fichier Excel comme pierre angulaire d’un processus chronophage et générateur d’erreurs…

Heureusement, des solutions comme Spendesk ou Jenji viennent changer la donne en offrant une gestion automatisée et dématérialisée de l’ensemble de vos notes de frais, qui seront désormais centralisées sur une seule et même plateforme.

Oubliez les tickets qui traînent dans les tiroirs, vous pourrez désormais prendre vos reçus en photo avec votre téléphone.

Troquez votre vieil Excel pour un tableau de bord pour le suivi des paiements en temps réel, accessible directement depuis votre mobile.
Spendesk, Jenji et consorts, où l’art de transformer l’une des tâches les plus pénibles en un véritable jeu d’enfant.
CQFD.

Jenji (en français) — prix mensuel HT du plan “Team”

- 30 utilisateurs : 150 €

Spendesk (en français) — devis sur demande.

La gestion de vos projets sur Excel

La plupart des entreprises gère aussi leurs projets, via un tableau Excel, qu’il s’agisse du lancement d’un nouveau produit ou de l’organisation d’un séminaire.

Là encore, après avoir passé des heures à chercher un template de planning de projet Excel sur google, on finit par renoncer et le faire soi-même, veine au front et larme à l'œil. 

Souvent loué pour sa simplicité et sa flexibilité, Excel affiche cependant rapidement ses limites dans cet exercice.

Citons par exemple la classique erreur de calcul dans la formule des dates faussant toutes les échéances, ou alors ce cher collègue qui ne trouve jamais son bonheur dans les données existantes et qui ADORE rajouter 20 lignes et 20 colonnes 😡…

Les exemples sont malheureusement nombreux.

Heureusement, nous avons désormais à disposition de super outils collaboratifs qui simplifient cette tâche cruciale qu’est la gestion de projets.

Citons parmi les plus populaires Trello ou Asana

Ces plateformes, sorte de to-do lists virtuelles, vous donnent la possibilité d’attribuer des tâches à vos collaborateurs, de définir des échéances, d’annoter vos documents, etc.

Chez anaba, nous avons craqué pour Notion, un des derniers venus au sein de cet univers. Le côté de “tout-en-un” et la flexibilité quasi-infinie de Notion sont les arguments qui ont fait pencher la balance.

Profitez-en, cet outil propose une version gratuite très complète.

Si vous optez pour un de ces outils collaboratifs pour gérer vos projets, ne vous laissez pas décourager par les premiers jours d’utilisation. 
Sur le long terme vous et votre équipe en serez 10 fois gagnants.
Le jeu en vaut clairement la chandelle.

En cas de doutes, vous pourrez vous référer aux larges documentations en ligne qu’offrent ces solutions.

Notion (en français) — prix mensuel HT

- 30 utilisateurs : 240 $

Trello (en francais) — prix mensuel HT pour la version basique

- 30 utilisateurs : 300 $

Asana (en francais) — prix mensuel HT

- 30 utilisateurs : 330 €

Vos contacts (clients, prospects, fournisseurs et partenaires) sur Excel


Excel ne peut pas résoudre tous les problèmes en entreprise !

C’est particulièrement vrai pour la gestion de vos contacts professionnels.

En effet, cette solution souvent louée pour sa simplicité se révèle inefficace sur le long terme quand il s’agit de gérer et de partager vos contacts prestataires, fournisseurs etc.

Les limitations sont nombreuses : fichiers souvent « illisibles » au bout de quelques semaines d’utilisation car composés de dizaines de colonnes différentes, impossibilité d’y travailler à plusieurs en même temps, risques d’écrasement intempestif, etc.

Excel est donc une alternative simple en apparence, mais qui peine rapidement à satisfaire les utilisateurs qui disposent de besoins spécifiques, comme nous l’évoquions dans notre précédent article.

Dans le domaine de la gestion des contacts professionnels (prestataires, fournisseurs) il existe très peu d’alternatives pratiques à un prix accessible.

C’est pourquoi nous avons créé une plateforme collaborative qui récupère, met à jour et enrichis vos contacts automatiquement depuis votre boite mail.

Avec anaba, centralisez et partagez simplement, avec votre équipe, vos contacts professionnels, recommandations et retours d’expériences.

Cela améliorera le quotidien de vos équipes et les rendra plus rapides & efficaces. Avec anaba vous disposerez d’une véritable mémoire collective de votre entreprise.

anaba (en français) — prix mensuel HT

- 14 jours gratuits

- utilisateurs illimités : 199€

Alors ça vous tente ?

Ces outils vont vous permettre de simplifier considérablement votre quotidien en remplaçant (enfin) vos bons vieux fichiers Excel, par des solutions pensées et conçues spécialement pour traiter vos différentes problématiques.

A court et long terme, vous allez économiser un temps précieux, réduire les marges d’erreurs de vos collaborateurs et améliorer leurs conditions de travail, en leur fournissant des outils à la pointe. Vous pouvez d’ailleurs calculer simplement l’économie réalisée grâce à un CRM en cliquant ici

Vous allez ainsi gagner en efficacité et contribuer directement à la croissance et au succès de votre entreprise, à moindre coût.

Alors, on commence maintenant en cliquant sur ce lien ?

Vos contacts sont votre plus grand trésor

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