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L'agence d’architecture Bechu & Associés utilise anaba depuis 2020 pour gérer ses contacts.
Cette agence familiale et centenaire, qui emploie une cinquantaine de personnes en France et à l’international, opère sur des domaines de compétences variées.
Cette mosaïque d’expertise se retrouve dans la diversité des contacts professionnels gérés par l’agence.
L’agilité est l’un des maîtres mots chez Bechu & Associés, tout comme « la transmission et le partage du savoir ».
Des principes appliqués jusque dans sa manière de gérer ses contacts, en faisant le choix d’anaba « dans un souci d’optimisation ».
« Anaba a impulsé une nouvelle façon de penser notre base de contacts, beaucoup plus logique »
explique Boris Spojda, qui occupe le poste d’assistant technique au sein de l’agence depuis 2007. « Très vite, nous avons épuré notre base historique et sommes devenus beaucoup plus réactifs ».
Dans ce témoignage, il retrace le chemin parcouru et nous explique comment l’agence a gagné quotidiennement en simplicité grâce à anaba.
La parole est à lui :
(Propos recueillis en novembre 2021 - les titres ont été ajoutés)
« Lors de mon arrivée et jusqu’en 2016, nous utilisions une base de données ACCESS avec une interface graphique, réalisée à l’époque par l’informaticien en place.
Celle-ci était actualisée par l’assistante de direction. Les grandes mises à jour visant à assurer la pertinence des contacts donnaient lieu à une vérification contact par contact, au téléphone.
Un processus fastidieux. Dans un souci d’optimisation, nous avons souhaité explorer une nouvelle solution. »
« En 2016, nous nous sommes tournés vers une solution logicielle complète, un peu « usine à gaz », qui regroupait au sein d’une même plateforme base de données clients, solution de suivi financier et planning de travail et d’équipes.
Nous avons dû faire plusieurs dizaines d’heures de séances de travail afin d’aboutir à une version à peu près utilisable, en « modelant la solution à nos frais, dans les limites du logiciel. »
Le manuel d’utilisation de la solution faisait près de 200 pages et très peu de personnes de l’agence prenaient le temps d’alimenter cette base de données. »
« Après 3 ans d’engagement, nous nous sommes mis à chercher une autre solution. C’est dans ce contexte que nous avons pris contact, au milieu de l’année 2020, avec l’équipe d’anaba.
Dès la première présentation auprès de notre direction, la solution nous a séduite par sa simplicité, très visible et très palpable.
Cette simplicité a guidé notre parcours avec anaba jusqu’à aujourd'hui, du déploiement jusqu’à son utilisation. »
« Notre ancien outil laissait une infinité de possibilités de champ à associer à un contact. Cela n'aidait ni à la structuration de la base, ni à son utilisation quotidienne.
Les fonctionnalités présentes dans anaba ont impulsé au sein de notre agence une autre façon de penser notre base, beaucoup plus logique.
En effet, anaba permet de catégoriser simplement les contacts (par corps de métier par exemple) et d'y associer des tags.
Ce double système permet aux collaborateurs de trouver très facilement n'importe quel contact, quelque soit l'entrée de recherche (un nom, un métier, une entreprise, un projet, etc.). »
« La gestion de la confidentialité constituait un point important pour nous.
L’objectif était de pouvoir paramétrer facilement les droits d’accès en fonction des différents profils d’utilisateurs : Direction, Associés, Directeurs de projets, Chefs de projets, Architectes collaborateurs.
Trois niveaux d’accès à la base de contacts ont été définis : consultation, édition, et export de données. cette dernière option étant réservée aux administrateurs.
Ce paramétrage a été réalisé en quelques manipulations seulement, à partir de la liste d’utilisateurs que nous avions préparée en amont. »
« L’installation a été effectuée par notre informaticien en quelques secondes sur l’ensemble des boîtes mail Outlook de nos collaborateurs.
Pour accéder à anaba, nos collaborateurs peuvent se connecter simplement avec leurs identifiants Outlook. »
« Nous avons aujourd’hui 50 licences utilisateurs sur anaba.
La liste des utilisateurs est vivante : grâce à l’existence d’un espace “administration” dédié à la gestion des droits dans la solution anaba, tout mouvement d’effectif peut être répercuté dans les secondes suivantes. »
« Anaba est accessible directement depuis sa boîte mail Outlook, mais également depuis un navigateur et même un téléphone portable.
Pour accompagner le déploiement au sein des équipes, j’ai créé des modes d’emploi pour les équipes selon leurs statuts (contributeurs ou lecteurs) et les différents modes d’utilisation (boîte mail Outlook, navigateur, téléphone). Quelques pages ont suffi. »
« La solution est plébiscitée en interne pour sa simplicité d’utilisation. L’accès à l’outil grâce à l’extension anaba pour Outlook (ou via le navigateur) est très intuitif.
Malgré la réticence initiale de certains collaborateurs, tous étaient volontaires après quelques manipulations. En comparaison à l’ancienne, ils sont beaucoup plus nombreux à consulter cette nouvelle solution. »
« Avec anaba, nous avons pu très rapidement, en quelques semaines seulement, épurer notre base historique.
La vérification des adresses emails de nos contacts est automatique : à chaque contact recherché depuis l’extension Outlook anaba, l’outil nous informe si l’email est toujours valide. La mise à jour des autres informations de contacts (changement de poste ou d’organisation par exemple) est également suggérée automatiquement à partir des informations de LinkedIn.
Cette qualité de données a un réel impact sur notre gestion interne puisque nous avons aujourd'hui un meilleur suivi de nos contacts par projets, ainsi nos équipes gagnent un temps précieux.
L’ajout de contact est également facilité. Il est très simple, d’une part, de créer un nouveau contact. D’autre part, anaba se synchronise aussi avec la boîte mail professionnelle Outlook de nos collaborateurs pour suggérer automatiquement l’ajout de nouveaux contacts dans la base à chaque ouverture d’email. Pour chaque suggestion, il leur suffit de vérifier les informations de contact automatiquement pré-remplies ; la validation et l’ajout à la base se fait en un clic.
La base s’enrichit donc beaucoup plus rapidement, puisque chaque collaborateur peut créer des nouveaux contacts sans quitter sa boîte mail et les partager facilement avec le reste de l’entreprise. »
« L’accès facilité aux contacts de l’entreprise à partir des différents postes de travail permet un gain de temps précieux pour notre agence.
La grande facilité à exporter les contacts de manière ciblée nous permet d’être plus réactif en toute situation et de consacrer davantage de temps à notre cœur de métier.
Anaba facilite notamment la prise de décision : nous pouvons par exemple en un rien de temps générer une liste de tous les bureaux d’études pertinents pour un projet donné et gagner du temps sur l’étape de sélection. »
