Comment communiquer avec ses fournisseurs et partenaires ?

Choisissez les méthodes de communication appropriées :

Différentes situations nécessitent différentes méthodes de communication. Identifiez les canaux les plus adaptés aux différents types d'interactions.

L'e-mail est souvent utile pour la documentation formelle, le partage d'informations détaillées ou la confirmation des accords.

Les plateformes de messagerie instantanée, telles que Slack, Microsoft Teams ou même WhatsApp, peuvent faciliter les échanges rapides et la collaboration en temps réel.

Les visioconférences permettent des interactions en face à face, favorisant les liens personnels. Attention, depuis 2019, les réunions en visioconférences se multiplient, pas forcément au bonheur de ceux qui y participent. Ne proposez une visio que si vous avez un échange long à prévoir, ou si vous souhaitez montrer quelque chose à votre fournisseur.

Adapter vos méthodes de communication aux besoins spécifiques de chaque interaction garantit la clarté et l'efficacité.

Définissez les personnes-ressources clés :

Établir des points de contact clairs est essentiel pour une communication fluide.

Identifiez les personnes clés au sein de votre organisation et attribuez des personnes-ressources dédiées à chaque fournisseur et partenaire commercial.

Il est parfaitement normal de renvoyer un partenaire vers un autre membre de votre équipe si la question ne s'adresse pas directement à vous, mais il est important qu'il sente qu'au moins un employé de votre entreprise le connaisse, lui et son activité.

Cette approche réduit la confusion et garantit une communication fluide.

Communiquez ces personnes-ressources désignées à vos fournisseurs et partenaires commerciaux, leur permettant ainsi de savoir exactement à qui s'adresser pour toute question ou préoccupation.

Partagez les informations de contact :

Assurez-vous que les informations de contact sont facilement accessibles à toutes les parties concernées.

Tenez à jour une liste de contacts contenant les adresses e-mail, les numéros de téléphone et toutes autres informations pertinentes.

Partagez ces informations avec vos fournisseurs et partenaires commerciaux et encouragez-les à fournir également leurs coordonnées.

Pour cette partie, il serait criminel de ne pas glisser un mot sur anaba. En effet, c'est exactement l'objectif de notre solution : centraliser une base de données à jour et complète à un seul endroit.

À chaque échange avec un contact (fournisseur, partenaire, prospect, client…), les informations stockées dans leur signature sont récupérées afin de créer un nouveau contact ou de mettre à jour une fiche déjà présente dans votre espace anaba. Cet espace est consultable par toute votre entreprise, même si vous pouvez bien entendu restreindre l'accès de fiches à certains collaborateurs.

Jetez un coup d'œil sur notre site, et si vous avez des questions à ce sujet, un conseiller est à votre écoute et vous rappelle sous une heure afin de pouvoir y répondre.

Établissez des attentes claires en matière de délai de réponse :

Définissez clairement les attentes en matière de délai de réponse pour différents types de communication.

Communiquez ces attentes à vos fournisseurs et partenaires commerciaux, en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Pour cela, il est important de noter le plus d'informations possible sur la fiche de votre contact (dans les notes si vous utilisez anaba, ou sur une fonction équivalente sur d'autres outils).

Vouvoiement ou tutoiement, numéro de poste… Ce sont autant d'informations qui sont à garder à l'esprit lors d'un échange, il doit donc être clairement visible sur la fiche afin que vos collaborateurs puissent y avoir accès facilement.

Pour les questions urgentes, établissez des délais de réponse plus courts, tandis que les questions non urgentes peuvent avoir des délais plus flexibles : une fois de plus, j'insiste sur l'intérêt d'avoir un contact privilégié dans votre entreprise pour ce genre de situation.

Respecter ces attentes démontre un professionnalisme et favorise une culture de communication rapide et fiable.

Établissez des points de communication réguliers :

Attendre que votre fournisseur vienne vers vous ne suffit pas, et attendre qu'il y ait une question ou un problème avant d'échanger avec lui est encore moins conseillé.

Établissez des points de communication réguliers pour rester informé et maintenir un dialogue continu avec vos fournisseurs et partenaires commerciaux.

Retour d'expérience sur du matériel, sur un événement sont autant de données intéressantes à prendre, mais la création d'une routine avec vos partenaires et fournisseurs permettent de créer des liens avec eux et donc une relation de confiance.

Planifiez des réunions régulières, qu'elles soient hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuelles, pour discuter des mises à jour de projets, aborder les préoccupations et partager des informations.

Ces points de contact fournissent un temps dédié pour aligner les attentes, identifier les problèmes potentiels et favoriser un environnement de collaboration.

Utilisez des outils et des technologies de collaboration :

Exploitez les outils et les technologies de collaboration pour faciliter la communication et rationaliser les processus.

Comme mentionné plus haut, il est important de choisir l'outil de communication adapté à la situation.

Toutefois, il existe d'autres outils que des outils de télécommunication qui peuvent être tout à fait pertinents à utiliser.

C'est le cas des logiciels de gestion de projet, des référentiels de documents partagés et des plates-formes collaboratives qui permettent des mises à jour en temps réel, un contrôle des versions et un partage transparent des informations.

Par exemple, pour le partage de document, vous pouvez utiliser Google Drive ou Notion. Ces deux logiciels vous permettront de rendre disponible des documents auprès de vos fournisseurs et partenaires commerciaux afin qu'ils puissent les consulter quand bon leur semble. De plus, ils peuvent réagir directement dessus en laissant des commentaires ou créer un espace où ils déposeront eux-mêmes des documents qui vous sont destinés.

Ces outils améliorent l'efficacité, favorisent la transparence et encouragent une collaboration efficace entre toutes les parties prenantes.

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