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Signature Outlook : 3 étapes pour la créer facilement (2022)

Dorian Jeannin
9/5/2022
La gestion des contacts en PME

Que ça soit pour entrer en contact avec des prospects, des clients, des fournisseurs ou des partenaires, votre messagerie est sans aucun doute l’outil idéal.

Seulement voilà, des mails on en reçoit une quantité astronomique : difficile de s’y retrouver dans toute cette masse.

Hors de question pour votre interlocuteur d'aller chercher votre numéro de téléphone dans un mail d'il y'a 3 mois.

Il est donc absolument nécessaire que votre interlocuteur puisse trouver en quelques secondes et dans chacun de vos emails toutes les informations dont il a besoin pour y donner suite. 

Le moyen le plus simple est sans conteste la signature email.

En plus de permettre à votre interlocuteur d’avoir accès en quelques secondes à vos coordonnées, votre signature sur Outlook reflète également l’image de votre société.
Il est donc vital qu'elle soit efficace pour établir une relation de confiance avec vos contacts.

1. C’est quoi une signature Outlook

La signature mail sur Outlook est un encart situé à la fin du contenu du mail qui s’ajoute automatiquement à tous vos mails.

Ainsi, plus besoin d’écrire votre nom ou votre numéro de téléphone 10 fois par jour : il est ajouté à chacun de vos mails pour que votre interlocuteur puisse le trouver en quelques secondes.

Logo, coordonnées ou intitulé de votre poste, vous pouvez y mettre n’importe quel élément pertinent à transmettre à votre interlocuteur.

Attention toutefois à ne pas trop en mettre :  cela risquerait de “noyer” l’information que votre contact est venu chercher. 

2. Comment créer une signature Outlook 365

Créer sa propre signature sur Outlook 365 est directement prévu par l’outil Microsoft.

Seulement faut-il encore trouver l’emplacement de cette fonctionnalité.

2.1 : Accéder aux signatures email Outlook

Commencez par vous rendre sur Outlook, puis dans l’onglet “Fichier” en haut à gauche de votre écran :

Le panneau dédié à la gestion de votre compte Outlook s’ouvre.

Rendez-vous dans “Option” situé en bas de cette page. 

Un nouvel écran s’ouvre, rendez-vous dans “Courrier”

Puis cliquez sur le bouton “Signatures…”

2.2 : Création d’une signature email sur Outlook

Pour commencer à créer votre signature, cliquez sur “Nouveau”

Outlook vous propose ensuite de trouver un nom pour votre signature.

Le nom choisi ici est invisible pour vos contacts : il s’agit d’un nom uniquement destiné à différencier vos potentielles différentes signatures.

Cette étape est importante surtout pour des personnes ayant un intérêt à créer plusieurs signatures Outlook et passer simplement de l’une à l’autre.

Par exemple, vous pouvez très bien créer des signatures contenant l’adresse de différents salons que vous organisez pour le rappeler à vos interlocuteurs concernés.

Pour les plus chanceux, vous pouvez aussi créer une signature contenant la date de vos prochaines vacances pour que vos interlocuteurs puissent la prendre en compte. 

2.3 : Nos conseils pour une signatures email réussie sur Outlook

Une fois un nom trouvé pour votre signature, vous pouvez commencer à la créer dans l’éditeur de texte présent sur la page

Vous pouvez ici gérer la famille et le type de police que vous désirez utiliser, ainsi que sa taille, son style et l’alignement du texte.

Comme évoqué plus haut, il est nécessaire de rester succinct et de ne laisser figurer que les informations importantes pour vous et votre contact.

Le plus souvent on y trouve :
Nom
Prenom
Intitulé du poste
Numéro de téléphone
Adresse postale

Mais rien ne vous empêche d’y ajouter un discret logo de votre société, où même une photo de vous.

D’ailleurs, pour les plus créatifs, il est possible de réaliser votre signature uniquement sous forme d’une image.

Il existe d’ailleurs bon nombre de ressource vous proposant des idées de modèle de signatures email pour en créer une qui vous correspond vraiment

Une fois votre signature terminée, vous pouvez conclure en fermant la page via le bouton “OK”

Félicitations ! Vous venez de créer votre première signature email, vous pouvez maintenant l’admirer à chaque fois que vous écrivez un nouvel email.

Vos contacts sont votre plus grand trésor

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