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Gestion boite mail Outlook : 10 choses à faire absolument

Juliette Lécureuil
16/5/2022
La gestion des contacts en PME
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347 milliards, c'est le nombre de mails quotidiens échangés à travers le monde d'ici la fin de 2022 d'après la projection de 2019 de Radicati. Un chiffre édifiant, qui montre bien à quel point nous sommes dépendants de cette fameuse boîte aux lettres électronique. 

Pour cette raison, il nous semble important d’attribuer du temps et des ressources à l’optimisation de cette dernière, afin non seulement de gagner du temps, mais aussi d’en exploiter toutes les fonctionnalités. Et ce, d’autant plus avec la boîte de messagerie Outlook, qui a la particularité de pouvoir être optimisée facilement et efficacement…
Encore faut-il avoir une bonne connaissance du logiciel.

Pour vous aider en ce sens, nous avons listé 10 astuces qui pourraient vous faciliter grandement la vie et vous permettre de travailler plus efficacement avec Outlook si vous les mettez rapidement en pratique. 

1 : Mettre en place un classement automatique des emails

C’est une erreur fréquente commise par les utilisateurs d’Outlook : ne pas faire en sorte que les emails reçus arrivent directement dans des dossiers spécifiques.
Et pourtant… C’est tellement plus simple d’avoir une boîte mail pré-triée !

L’astuce Outlook : pensez à fixer des règles. Le principe est simple : suivant les critères qui vous intéressent, vous pouvez paramétrer votre boîte de messagerie Outlook de manière à ce que tous les emails provenant d’un certain expéditeur, ou dont l’objet contient un certain mot, soient déplacés automatiquement vers le dossier de votre choix.
De quoi gagner du temps au moment de trier sa boîte mail à la fin de la journée.

2 : Personnaliser son interface Outlook

La boîte de messagerie Outlook offre de nombreuses options de personnalisation, qu’il serait dommage de ne pas utiliser.
Alors certes, le paramétrage peut prendre un peu de temps, d’autant plus quand on utilise l’interface pour la première fois…
Mais ne pas prendre ce temps, c’est s’assurer d’avoir une moins bonne productivité ensuite !

L’astuce Outlook : prenez le temps de créer une (ou plusieurs) signatures que vous pourrez insérer automatiquement à la fin des messages, mais aussi de paramétrer l’interface afin que les outils qui sont les plus importants pour vous soient le plus rapidement accessibles, et que vos commandes préférées apparaissent sous forme d’actions rapides.

3 : Paramétrer Outlook de manière à optimiser son utilisation

Ne pas paramétrer sa messagerie Outlook, c’est comme porter un vêtement qui n’est pas à la bonne taille : on ne se sent pas bien dedans.
Entre la présentation de l’interface, la mise en forme des messages, le son d’annonce des nouveaux emails…
Beaucoup d’éléments n’attendent que vous pour être paramétrés !

L’astuce Outlook : faites en sorte de vous sentir chez vous en arrivant sur votre messagerie.
Et n’hésitez pas à tester des fonctionnalités encore inconnues, comme la création de rendez-vous dans l’agenda en un clic, ou encore la liste des tâches – bien mieux qu’une to-do papier !

4 : Programmer des réponses automatiques

Que vous partiez en week-end allongé ou en vacances, laissez les messages s’accumuler dans sa boîte de messagerie Outlook n’est jamais une bonne idée. 

L’astuce Outlook : programmer une réponse automatique en cas d’absence est ultra simple et permet à vos interlocuteurs de savoir à qui s’adresser en votre  absence, ou encore de connaître la date de votre retour.
Et puisque c’est la dernière petite tâche à effectuer avant d’éteindre son ordinateur au moment de partir en vacances, autant qu’elle ne prenne pas trop de temps…
Alors pour faire encore plus simple, pré-écrivez un modèle et adaptez-le à chaque période de vacances !

5 : Ne pas checker vos nouveaux emails (trop) souvent

À ceux qui ouvrent leur boîte de messagerie toutes les deux minutes pour vérifier s’ils ont reçu (ou pas) l’email important qu’ils ont attendu toute la journée : arrêtez de vous torturer ! 

L’astuce Outlook : paramétrez un son d’annonce que vous reconnaissez entre mille et qui vous avertira de l’arrivée d’un nouveau message dans la boîte mail.
Vous vous assurerez ainsi une meilleure concentration dans la réalisation d’autres tâches. 

6 : Mettre en place des rappels de suivi (follow up)

C’est l’une des fonctions que l’on aime le plus, et pourtant… Tout le monde n’est pas au courant de son existence.
Utiliser la fonction tâche, c’est s’assurer que chacune des actions que l’on entreprend bénéficie du suivi qu’elle mérite, en envoyant un rappel à soi-même et à son interlocuteur. 

L’astuce Outlook : ajoutez un indicateur de suivi afin de repérer rapidement les messages pour lesquels vous appelez une réponse. Vous verrez, ça change la vie et ça facilite la gestion de projet.

7 : Faire la distinction entre Cc et Cci

C’est le B.A-BA de la diplomatie en matière de business : envoyer le même email à plusieurs partenaires ou clients sans les mettre en copie cachée (Cci), c’est leur donner l’impression de faire partie d’un tout et de ne pas être traités avec égard.

L’astuce Outlook : gardez bien en tête que la fonction Cc est utile dans le cas où votre mail doit être lu par d’autres personnes que son destinataire, sans forcément appeler de réponse ni d’action de leur part.
Quant à la fonction Cci, elle peut être efficace pour envoyer (c’est un exemple) un même email à plusieurs prospects sans qu’ils aient l’impression d’être réduits à des cibles marketing.

8 : Créer des modèles d'email

C’est la meilleure manière de semer des fautes d’orthographe dans ses emails : ne pas créer de modèle et concevoir à chaque envoi un nouveau wording !
Une erreur à éviter, d’autant plus que les modèles d’email permettent d’adopter une stratégie de test and learn, et par conséquent de faire progresser continuellement la qualité de ses emails, et par conséquent son taux d’ouverture.

L’astuce Outlook : créez des modèles successifs en apportant de légères modifications à chaque fois.
Cela vous permettra d’identifier ce qui fonctionne le mieux, et de parfaire chaque fois un peu plus votre template…
Vous verrez que l’on a toujours la possibilité de faire (encore) mieux ! 

9 : Choisir les bonnes heures pour envoyer ses emails importants

Vous le constatez sûrement aussi lorsque vous recevez des emails promotionnels : il y a des horaires auxquels vous êtes moins attentif que d’autres.

L’astuce Outlook : préférez des envois entre et 9h et 10h le matin – à l’heure où l’on est soit dans le métro, sans tout juste arrivé au boulot – et aux alentours de 14h en début d'après-midi – après la pause déjeuner, quand on ne trouve pas le courage de reprendre tout de suite les tâches commencées le matin.

10 : Relier Outlook à un CRM adapté

Votre boite mail est une véritable mine d’or inexploitée.
Elle recèle tous vos contacts, vos échanges avec ses derniers ainsi que des informations capitales au développement de votre société.
Il serait donc dommage de ne pas en profiter en y branchant des outils adaptés ! 

L’astuce Outlook : anaba vous aide à exploiter cette cette source infinie d’information qu’est votre boite mail, en s’y connectant avant d’y récupérer tous vos contacts, les mettre à jour et les enrichir automatiquement.
Ce logiciel simple à utiliser et à mettre en place spécialement conçu pour les PME vous permet de centraliser tous les contacts de votre société sur une plateforme collaborative disponible depuis ordinateur, tablette ou smartphone tout en proposant des intégrations natives avec vos logiciels d’emails marketing préférés.

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